مقدمة :
إن سياسة آليات الرقابة والإشراف تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية ، حيث أنها تعمل على تحديد المسؤوليات والصلاحيات الإدارية والتي من شأنها تعزز من ضبط مسارات تدفق المعاملات والإجراءات التمنع مخاطر الفساد والاحتيال ، وتعمل على تطوير العملية الادارية .
النطاق :
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية ، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات خاصة وفقا للأنظمة .
البيان :
أولا : الرقابة بالتقارير الإدارية :
إن التقارير الإدارية يعتمد عليها اعتماد كلي في تقييم الأداء للجمعية ، وتوجه هذه التقارير بالدرجة الأولى إلى مجلس الإدارة لأنه الجهة المسؤولة عن اتخاذ القرار في تصحيح الانحراف واتخاذ الإجراءات اللازمة ، وأن تعد هذه بصفة دورية وبانتظام ويجب إعداداها بطريقة جيدة وواضحة ومنها :
التقارير الدورية :
وتكون هذه من العاملين لمدراءهم بصفة : يومية ، أسبوعية ، شهرية ، فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع ، أو بعد انتهاء المشروع .
تقارير سير الأعمال الإدارية :
وتكون هذه التقارير من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازات المتعددة .
تقارير تقييم أداء المشاريع :
وتكون لتحليل ظروف مشاريع سابقة ولاحقة لتساعد الإدارة العليا على التصرف السليم في توجيه القرارات .
تقارير تقييم أداء العاملين :
وتعد بصفة دورية عادية من قبل الرؤساء المباشرين لمرؤوسيهم ، وتشمل على قياس القدرات والتوصية لتطوير تلك القدرات ، ومدى تعاونهم مع فريق العمل وغيره من معايير واضحة مناسبة للجمعية .
المذكرات والرسائل المتبادلة :
تكون بين الإدارات والأقسام وتستخدم هذه لحفظ الملفات والمعلومات والبيانات لسهولة الرجوع لها للمتابعة والتقييم .
التقارير الخاصة :
- تقارير الملاحظة الشخصية .
- تقارير الإحصائيات والرسوم البيانية .
- مراجعة الموازنات التقديرية .
- متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات .
- مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية .
- مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة .
- تقييم ومراجعة المشاريع
ثانياً : المبادئ :
مبدأ التكاملية :
تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعية .
مبدأ الوضوح والبساطة :
سهولة نظام الرقابة وبساطته ليكون سهل الفهم للعاملين والمنفذين ليساهم في التطبيق الناجح والحصول على النتائج المناسبة .
مبدأ سرعة كشف الانحرافات والإبلاغ عن الأخطاء :
إن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعية لكشف الانحرافات والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها لمعالجة وتصحيح تلك الانحرافات والأخطاء .
مبدأ الدقة :
إن دقة المعلومة ومصدرها هام بالنسبة للإدارة العليا لأنها هي التي تساعد على صنع القرار والتوجيه السليم واتخاذ الإجراءات المناسبة ، وعدم الدقة في ذلك يعرض الجمعية لمشاكل وكوارث لا قدر الله
المسؤوليات :
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها ، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها .
المراجع :
أُقرت هذه السياسة بالجلسة الاولى للمجلس المنعقدة بتاريخ 5 / 6/ 1442هـ